Sunday, May 21, 10:05 AM

Doanh nghiệp Việt áp dụng công nghệ Nhật điều hành công việc từ xa trong mùa dịch

Để ứng phó với đại dịch Covid 19, nhiều doanh nghiệp Việt đã thay đổi phương thức điều hành để trở nên linh hoạt trong việc quản trị doanh nghiệp. Rất nhiều hệ thống, công cụ kỹ thuật số được áp dụng để doanh nghiệp áp dụng "Tele-work" - làm việc từ xa.

Với những phần mềm OTT như Viber, Zalo được sử dụng phổ biến tuy nhiên yếu tố bảo mật dữ liệu, hệ thống giao việc hiệu quả là yếu tố được doanh nghiệp ưu tiên quan tâm. Một yếu tố khác là làm thế nào quản lý cả trăm group công việc cùng một lúc mà vẫn không bị sót.

Thời gian gần đây, nhiều doanh nghiệp Việt Nam chuyển hướng sử dụng Chatwork - hệ thống chat bảo mật số 1 tại Nhật Bản với hơn 300,000 doanh nghiệp sử dụng tại nhiều quốc gia như Nhật, Mỹ, Đài Loan, Trung Quốc, Philippines.

Chatwork là gì?

Chatwork là nền tảng công nghệ chuyên về hệ thống giao tiếp hỗ trợ doanh nghiệp quản trị nội bộ, giao việc hiệu quả nhằm nâng cao năng suất doanh nghiệp. Xuất thân là công ty bảo mật, năm 2011 Chatwork ra đời trong thời điểm các ứng dụng OTT đang thống lĩnh thị trường và nhanh chóng thống lĩnh thị phần số 1 tại Nhật Bản về giải pháp Chat cho doanh nghiệp với hơn 300,000 doanh nghiệp sử dụng tại Mỹ, Nhật, Trung Quốc, Đài Loan, Philippines.

Ngoài yếu tố bảo mật hàng đầu theo tiêu chuẩn ngân hàng ISO 27018 tại Nhật, Chatwork còn nâng cao vai trò của các CEO trong quản lý, điều phối thông tin toàn công ty, thay vì chỉ tham gia như 1 thành viên nhóm chat như cũ. Cụ thể, CEO chỉ mất 30 giây để giao việc cho các quản lý chức năng, trích xuất tài liệu cũ trong nhiều năm, thậm chí cả đoạn chat về cùng vấn đề. Nếu thay đổi nhân sự, người mới chỉ mất tối đa 2 giờ để gia nhập, nắm bắt dòng chảy công việc, thay vì phải làm quen, nắm bắt mọi thứ như cách vận hành cũ.

Chatwork không chỉ nâng cao tính tương tác hệ thống, thúc đẩy DN áp dụng phương cách liên lạc nhanh, gọn và ngay tức thời, quản lý truyền thông nội bộ; mà còn gửi tin nhắn, chia sẻ tập tin ở mọi định dạng, xuyên biên giới và ngay cả khi người nhận ở trạng thái ngoại mạng. Công cụ này có thể thực hiện gọi video nhóm tối đa 14 thành viên và gọi thoại tối đa 100 thành viên.

Doanh nghiệp nói gì về Chatwork?

Doanh nghiệp Việt áp dụng công nghệ Nhật điều hành công việc từ xa trong mùa dịch - Ảnh 1.

Anh Nguyễn Văn Thức - Chủ tịch HĐTV Công ty TNHH ĐẠI LÝ THUẾ BCTC, đồng thời là nhà sáng lập Cộng đồng kế toán Việt nam với gần 300,000 thành viên chia sẻ: "Đặc điểm của những công ty dịch vụ tư vấn Kế Toán như chúng tôi thường phải xử lý khối lượng email khổng lồ, ngoài ra tương tác nội bộ và khách hàng khiến chúng tôi thường xuyên rơi vào trạng thái quá tải về xử lý thông tin. Sử dụng Chatwork cũng như áp dụng văn hoá làm việc Ho-ren-So của doanh nghiệp Nhật Bản giúp chúng tôi hệ thống hoá được thông tin hàng ngày cũng như các tính năng của Chatwork như Video Conference giúp chúng tôi thường xuyên họp online với khách hàng trôi chảy. Lưu trữ dữ liệu cũng hoàn toàn bảo mật với dung lượng lớn hỗ trợ doanh nghiệp tránh thất thoát về bí mật kinh doanh".

Doanh nghiệp Việt áp dụng công nghệ Nhật điều hành công việc từ xa trong mùa dịch - Ảnh 2.

Ông Nguyễn Hải Tâm - Tổng giám đốc kiêm người sáng lập cộng đồng Webketoan: "Email nội bộ là một trong những vấn đề công ty tôi đang gặp phải khi khả năng miss email rất thường xuyên. Sau khi sử dụng Chatwork, khối lượng emai giảm hơn 40%, thời gian họp cũng giảm 1/3 so với trước đây và tôi có nhiều thời gian cho các công việc khác".

Mất kiểm soát khi có quá nhiều nhóm Chat

Ông Yutaka Horie - Đại diện của Chatwork Việt Nam:" Điều chúng tôi quan tâm nhất là làm sao Doanh nghiệp Việt ứng dụng Chatwork vào công việc hàng ngày để tối ưu năng suất nội bộ cho doanh nghiệp. Có một khảo sát thú vị chúng tôi thấy rằng, các doanh nghiệp sẽ không gặp vấn đề nhiều khi quản lý 10-20 nhóm chat cả nội bộ lẫn với khách hàng nhưng khi số lượng nhóm chat vượt quá 30, họ sẽ mất khả năng kiểm soát và việc bảo mật thông tin trở nên rủi ro hơn cũng như "bỏ lỡ" các thông tin quan trọng sẽ xảy ra thường xuyên. Với việc sắp xếp các nhóm làm việc hợp lý, Chatwork có thể gia tăng "quyền lực" kiểm soát cho các CEOs"

Doanh nghiệp Việt áp dụng công nghệ Nhật điều hành công việc từ xa trong mùa dịch - Ảnh 3.

Ông Yutaka Horie (Hàng đầu bên phải) cùng ban lãnh đạo Chatwork Japan trong chuyến thăm thị trường Việt Nam.

Ngoài ra, Chatwork Vietnam hỗ trợ các doanh nghiệp Việt kết nối giao thương với các doanh nghiệp Nhật qua chương trình "Business Chatting Program" với 1,263 doanh nghiệp và hơn 1,063 thương vụ thành công sau khi ra mắt vào năm 2019.

Chatwork niêm yết trên sàn chứng khoán Tokyo vào năm 2019 và được định giá 496 triệu đô la Mỹ và được đánh giá là một trong Top 100 công ty cung cấp dịch vụ phần mềm tốt nhất thế giới (Theo đánh giá của Plug and Play Ventures - một công ty đầu tư mạo hiểm hàng đầu tại thung lũng Silicon)